Het Groningse Score ontwikkelt en produceert ergonomische bedrijfsstoelen. Het managementteam kwam bij ons met de vraag om mee te denken met het ontwikkelteam over een andere aanpak.
Er was veel frustratie en het team had moeite om de hoeveelheid vragen vanuit het bedrijf te bolwerken waardoor weinig werk af kwam.
Betere afspraken over verantwoordelijkheden, een gestructureerde werkwijze en een transparante planning gaven de oplossing.
Christiaan Koopman, manager van de ontwikkelafdeling, legt in een interview met Alexander Weernink van Productstrategen uit wat er veranderd is.
De Uitdaging
Wat hebben we eigenlijk gedaan?
“We hebben samen een nieuwe werkstructuur opgezet waarmee de ontwikkelafdeling meer regie kreeg over zijn eigen activiteiten”, vertelt Christiaan. “De afdeling werd overvraagd. Er was geen overzicht, en dat resulteerde in veel teleurstellingen bij alle partijen. Het ontbrak ons aan structuur en rust.
Meerdere collega’s probeerden voor introductie van de tool tegelijk hun project te realiseren met de beste intentie. Productontwikkeling gaf dan iedereen aandacht waardoor er niets af kwam. Dat gaf frustratie bij het team en het bedrijf.”
Wat deed het met jullie dat men gefrustreerd was?
“Wij werden van hot naar her gesleept. Je voelt je heel erg geleefd. Je hebt geen zicht op de agenda en uiteindelijk moet je veel mensen teleurstellen. Je bent eigenlijk de hele tijd bezig de hete kastanjes uit het vuur te halen. Dat hebben we opgelost door de beslissingsbevoegdheid duidelijk te verdelen. Door in overleg met alle betrokkenen duidelijke prioriteiten toe te kennen kun je de afdeling rust geven.”
De Aanpak
Had je direct vertrouwen in de aanpak van het project?
“Ja, we zaten vanaf het begin goed op één lijn. Je begreep vanaf het begin heel goed wat bij ons het knelpunt was. We moesten erkennen dat bepaalde dingen niet logisch in elkaar zaten. We verwachtten wel dat we weerstand zouden krijgen vanuit de organisatie bij het invoeren van een nieuwe werkwijze. Maar we wisten dat het uiteindelijk voor de organisatie goed zou zijn en geaccepteerd zou worden.”
En is het nu geaccepteerd?
“Jazeker, sommige collega’s waren snel on board. Anderen hebben eerst wat successen nodig. Wat je met name merkt is dat nieuwe collega’s heel snel aanhaken. Daarna gaat de rest mee en kom je in een stroomversnelling.”
“De nieuwe tool is zo simpel, dat het ook gebruikt wordt.”
Alexander
Hoe heb je de samenwerking ervaren?
Heel positief. Een van de mooiste dingen is niet zozeer dat een externe partij je vertelt hoe je bepaalde dingen moet doen maar dat een externe partij luistert naar wat je nodig hebt en handvatten geeft waarmee je zelf aan de gang kan. En dat maakt dat de speciaal voor ons ontworpen planningstool goed werkt. Het is een platvorm dat in zekere zin nog helemaal kneedbaar is.
Ik ben wel benieuwd hoe komt het dat je niet het gevoel hebt dat die structuur opgelegd wordt?
Ik denk dat het vanuit de consultancy rol komt. Je hebt iemand die begrijpt waar je tegen aanloopt en dat is toch iets wat je in de organisatie niet altijd hebt. De samenwerking met een consultant werkt juist goed, omdat je van binnenuit sommige problemen niet meer ziet Een externe persoon kan een soort neutraal Zwitserland zijn.
Wat opvalt is dat mensen heel makkelijk met jou praten. Je trekt kalm scherpe conclusies en kan die communiceren zonder dat het een aanval wordt op de person. De afstand tot de organisatie is daarin goud waard. Als je aangenomen zou worden verliest het zijn kracht. Je hebt heel veel bedrijven gezien en hebt vanuit de ervaring in medische productontwikkeling zoveel kennis, dat de input heel waardevol is.
Denk je dat het makkelijker was om de organisatie te overtuigen omdat het van buiten kwam?
Ja, in ons geval zeker wel. De COO was erg druk en Ik was zelf op dat moment nog meer junior in de organisatie.
Resultaten en Impact
En heeft de tool die erbij hoort, het planningsbord, geholpen om het te laten landen in de organisatie?
“We hebben het meeste gehad aan het meetbaar en inzichtelijk maken van het lopende en geplande werk. Men was zich niet bewust van het overvragen van de afdeling, totdat het op het planningsboard heel eenvoudig zichtbaar gemaakt werd. De bruggen die je bouwt naar andere afdelingen zijn heel waardevol.
Met de planningstool kan je efficiënter gaan werken. Dat is een win-win want a) het kost geen extra geld en b) de afdeling wordt er zelfredzamer mee.
Heeft de structurering van de werkwijze binnen PO invloed gehad op de rest van de organisatie?
“Ja, je creëert inzicht en geeft rust aan je collega’s binnen en buiten de afdeling. Door beter overleg en transparantie is er meer begrip.”
Wat was het belangrijkste resultaat van de samenwerking?
“Betere communicatie binnen en buiten de afdeling. Openheid over wat er speelt en waarom het speelt. Niet omdat één persoon dat wil maar omdat de organisatie bepaalde doelstellingen heeft. We kunnen nu duidelijk maken dat activiteiten een bepaalde tijd duren en daar tijd voor reserveren zodat mensen zich niet opgejaagd voelen en de tijd krijgen om hun werk netjes te doen. Er wordt nu een hogere kwaliteit geleverd.”
Kan ik zeggen dat iedereen op de afdeling veel blijer is met zijn werk?
“Dat is een belangrijke reden waarom ik afdelingsmanager ben. Het is van mij uit een vereiste geweest om deze werkwijze te gebruiken. De zelfredzaamheid was super omdat het ook de COO erg ontlastte.”
Volgende Stappen
We gaan dit nu ook oppakken voor Product Management. Is dat vergelijkbaar?
“Elke afdeling heeft baat bij een flexibele werkvorm. Ik ben er bijvoorbeeld ook met Inkoop mee bezig. Maar de agile vorm is wel heel ontwikkel-specifiek. De aanpak om processen in kaart te brengen zoals nu met Productmanagement gebeurt is ook heel goed naar andere afdelingen te vertalen. “
Aan wie zou je dit aanbevelen?
“Bedrijven die in hetzelfde gebied zitten als wij. MKB-bedrijven die te groot worden. Van oudsher zijn dingen die we binnen Score doen helemaal niet raar, maar we hebben de groei niet bij kunnen benen.”
Conclusie
Een transparante en eenvoudige planningstool in combinatie met goede afspraken over verantwoordelijkheden en een helder werkproces leiden tot een eenvoudige en daardoor juist effectieve verandering bij Score met als resultaat een verbeterde kwaliteit, productiviteit en een blij team.
Geïnteresseerd in het transformeren van uw productontwikkelingsprocessen? Neem vandaag nog contact met ons op.
